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公司年会策划如何控制成本及将其做好的方法

来源: www.icang8.net 时间:2019-11-19 09:43 点击: 197

年会虽是企业不可缺少的一个集体活动,但是对于企业来说,其实年会的花费也是不小的,所以在年会活动策划的时候,我们需要了解这其中能节约我们成本的一些细节.下面就给大家介绍一下"公司年会策划如何控制成本及将其做好的方法".

 


 

一、公司年会策划如何控制成本

1、年会活动策划的开始时间

作为一名专业的年会活动策划人,活动前一定要提前与演员进行清晰沟通.一般音乐表演和娱乐活动应至少提前15分钟安排在到达正式活动开始时间之前,确保年会不会有冷点.要向演员强调必须在客人到达之前做好准备.如果说演员在演出开始前档期满了必须提前做好安排.

2、若是年会活动策划现场很嗨,艺人是否要延长演出时间

如果要延长时间,年会活动的负责人员应向演员说明.因为有的时候会进行到很晚,所以有必要让相关部门找到合适的时间.同时上海年会活动策划公司为了明确延长演出时间的成本,大家必须在接到通知前告知演奏乐队成员不能带走任何音响设备.

3、年会活动设备的使用情况

设备是精致的、粗糙的还是直接就是坏的?这符合公司的形象吗?这个或那个有问题吗?活动图片或文字是否使用得合适?等等一系列问题按大家都需要提前检查好,不要在活动当天突然发现设备的质量有问题从而影响活动.

4、年会活动中是否具备带有公司logo的代表物

活动策划者应与经纪人先提前进行协商,如果有公司的产品在舞台上,一些明星可能就会拒绝登台,因为这看起来似乎就是在为产品代言.因此必须要得到对方的书面同意,否则产品展示位必须要与演出舞台分开.

5、大家是否需要化妆室

试衣间的数目和面积是多少?大家是否有特别要求,如镜子、特殊照明、桌椅、衣架、储藏室或茶点?如果娱乐节目中有动物表演,年度活动策划者必须保证活动的进行.为了客人安全着想,我们还必须要加强活动的安全性.

6、对服装有什么要求

演员们应该怎样着装,是直接盛装打扮出场还是到了现场才换衣服,如果他们需要一些繁多的身体彩绘或大的化妆区,是否要有一个单独的洗手间,更衣室是否需要采取安全措施等,简而言之演员的着装和举止要求必须清楚地告知签约演员.

7、如果出现紧急情况是否有对应的固定电话和手机号码联系

大家必须知道活动现场上每个人的电话号码.如果在年会当天发生一些意外情况,必须应该知道要去找谁,去哪里以及如何尽快找到它.

8、年会现场的活动设备什么时候到

要了解活动现场的安装需要多长时间,在年会策划过程中,大家要了解设备的使用方式,确定是否需要对停车场的卸货进行特殊安排.要知道是谁来负责安装工作.

10、如何解决客人的要求

在处理解决客人的要求时,大家必须要学会全面考虑.例如为了方便客人在招待会上认识和交朋友,年会活动策划者可以安排低档的爵士音乐,来舒缓现场的活动气氛.

 


 

二、年会活动策划如何才能做好

1、如果你想要做一个成功的年会,最好成立一个专门的临时团队来负责专用性,这样你就可以实现明确的分工,提高效率.需要先确定年会的主题,然后围绕主题进行一系列的策划.然后确定计划书中详细记载的时间、地点、人员、活动、流程等.最后,经过领导评审,付诸实施并进行后规划指挥.年会通常根据行业特点、企业构成、企业文化、季节特点、成本预算等,设立不同类型的年会,如感谢客户、员工总结、公司总结、公司协会、年终奖、公司晚宴等.

2、要制定年会预算,相信大家知道预算总是不够的,因此年会活动的每一分钱都要用在刀刃上,做好年会预算清单,根据既定预算制定可行的预算或安排相关工作;各种任务的时间安排.

年会预算包括以下几类费用:场地宴会费、年会抽签费、表彰奖金、节目奖金、年度活动道具制作费、外籍员工或邀请嘉宾住宿费.其中场地费和各种奖品和奖金都很大.每项开支均会清楚地划分为不同类别、数量、单位价格、小计等.预算表越清楚,越容易获得批准.同时根据领导预算的指示,可以快速发现预算并及时修改.

3、我们必须做好年会的控制工作.年会作为重要的年节之一,是全体员工一年的期待,所以要确保万无一失.整个活动的过程,如去年的总结、颁奖与获奖、抽奖等主要环节,要想组织得很好,必须做到细节全面.

需要注意的是,在年会活动策划过程中必须穿插程序、游戏和抽奖活动,以保持员工的期待和热情.

以上就是关于"公司年会策划如何控制成本及将其做好的方法"的介绍,希望可以帮助到您.