联系我们

地址:合肥市滨湖新区临滨苑C座1812
联系人:李敬斌
手机:18110993350

会议会务中会务组的工作职责及策略

来源: www.icang8.net 时间:2019-12-06 10:37 点击: 88

一般举行重大的会议,都会组成会务组来进行会议的整体流程梳理,是一个会议的重要组成部分,一般会议会务组主要负责制定会议计划、会议流程的分工、会前检查各项工作,以确保会议可以顺利进行.会务组在工作中需要掌握好大局、把握重点、工作规范并学会应变,下面详细了解下吧!


 

一、会务组的工作职责

1、制订详细的计划

会前准备工作涉及调查研究、安排议题、准备文件、会议接待、布置会场、会议编组等多项工作,必须制订详细的计划.对大型会议或规格较高的会议,应成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组,若有室外活动还应成立交通秩序管理组;对小型会议,也要成立秘书组或会务组.要将每一项任务、每一个细小的环节、每一项具体工作的责任明确到人.

2、根据分工落实

秘书组提前确定会议议程,印制好领导讲话、会议文件、典型材料等;会务组应提前落实好日程安排、行程路线、会标制作等工作;宣传组要提前组织好摄影摄像人员和录音、记录人员,保证会议期间及时到位;后勤组要提前将参会人员的姓名、职务、性别、民族掌握准确,安排好食宿等,还要根据其他工作组的预算和意见,及时提供各项后勤保障;安全保卫组要根据会议规格高低,做好会场及代表驻地的安全保卫工作.

3、会前反复检查

会前检查分为由领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式,其中,现场检查是主要形式.会前检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置以及安全保卫工作等.大中型会议的会前检查还包括警卫部署,票证检验人员的定岗定位,交通指挥及主席台服务人员的就位,会议播放唱片的检查等.

二、会务组的工作策略

1、掌控好大局

会务工作的大局就是会议的目的、主题、基本要求、参会范围等宏观策略上的安排,把握住了大局,才能保证会议的效果.首先,确定召开会议的主题和目的.即召开此次会议是为了解决当前工作的哪些实际需要,希望达到什么目的,是否有比较充实的内容安排和重要的工作部署等;其次,科学确定好会议的基本框架.例如:选择会议时间应多考虑出席领导和贵宾的因素,选择会议地点应多考虑会议内容需要、参会人员规模等因素,确定参会人员的范围则主要考虑会议的目的和要达到的效果;再次,做好会议方案的征求意见和报批工作.方案确定前应当充分征求各方意见,严格履行报批程序,尽量减少中途变更和增减;最后,结合时间和经费调控具体事项.例如,有些会议想安排的内容很多,但为了确保整个会议活动的紧凑有序,就需要压缩会议议程;而且要落实节俭办会,经费方面不能铺张浪费.

2、把握好重点

一是落实参会人员.必须认真做好会议通知工作,注意反馈统计具体参会人员名单和联系方式,需要时执行请假制度.对于出席领导和贵宾的邀请工作要积极主动,必要时会议主办单位负责人应亲自出面,并落实专人跟踪;二是保证会议材料的质量.会议的材料主要有会议主报告、领导讲话、交流发言材料等,它是会议各项内容的具体载体,是会议顺利召开的基础.会议材料质量不高,会议肯定不会成功.准备会议材料是重点工作,需要会议主办单位领导直接把关,精益求精;三是落实会务工作负责人和现场总调度.必须确定总揽各项会务工作的负责人,特别重要的会议可由主办单位领导直接上阵指挥协调.在会议现场也应明确一个总调度人员,所有会议现场事项统一向其汇报,避免遇到一些意外情况出现混乱.

3、结合好规范与机变

做好会务工作既应规范操作,又需灵活应变.一方面,会务工作本身有一套较为成熟的流程,应当规范执行,不能自作主张跳步骤、省程序.例如:会标、主席台、桌椅等会场布置要符合规范,席卡、茶杯的摆放应横平竖齐;会议的议程安排和发言顺序要符合规矩;参会人员的就座位置有主次、前后等固定顺序的排列.特别是像党代会这样重要的会议,各项议程还必须符合法律规定和党章要求;另一方面,会务人员应能够结合事情的重要和紧急程度,灵活变通地处理一些问题.例如:有的参会人员会提出一些计划外的合理要求,应在不影响其他工作的前提下尽量予以满足,使其感受到尊重;会议现场应当严肃纪律,但遇有特别紧急的事项需要参会人员处理时,可由会务人员通过递纸条等方式通知;出席会议的领导临时有其他重要活动需要提前离场时,会务人员应及时告知会议主持人调整发言顺序.

以上就是关于"会务组的工作职责及工作策略"的介绍,希望可以帮到您.